Regulamin reklamacji dla partnerów hurtowych

I. Warunki rękojmi POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.:

A. Przedmiot

1. Niniejsze warunki określają zasady odpowiedzialności POLCAN z tytułu rękojmi za sprzedane produkty oraz tryb postępowania w przypadku wystąpienia wady w produktach zakupionych w POLCAN, zwanego dalej postępowaniem reklamacyjnym.

2. POLCAN nie ponosi odpowiedzialności z tytułu rękojmi za produkty, na które udzielona została oddzielna gwarancja producenta lub importera.

B. Warunki rękojmi

1. Na zakupione produkty POLCAN udziela rękojmi za wady na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.

2. Rękojmi nie podlegają produkty zakupione w POLCAN, jeżeli są objęte gwarancją producenta lub importera.

3. POLCAN nie ponosi odpowiedzialności z tytułu rękojmi i gwarancji za wady w przypadku produktów:

• uszkodzonych mechanicznie,

• eksploatowanych niezgodnie z warunkami podanymi w instrukcji obsługi lub niewłaściwie konserwowanych,

• w których zostały naruszone lub uszkodzone plomby gwarancyjne,

• w których zostały zerwane naklejki identyfikacyjne z nieczytelnymi numerami seryjnymi,

• noszące ślady niewłaściwej (tj. niezgodnej z przeznaczeniem lub zaleceniem) eksploatacji oraz nieodpowiedniego pakowania,

• zużytych (materiały eksploatacyjne),

• produkty niespełniające warunków gwarancji producenta.

C. Postępowanie reklamacyjne:

1. W przypadku wady produktu, co, do którego POLCAN ponosi odpowiedzialność na podstawie rękojmi, bądź gwarancji nabywca zobowiązany jest dokonać zgłoszenia reklamacyjnego w POLCAN.

2. W czasie właściwym dla danego produktu, marki można reklamować zakupione u nas materiały eksploatacyjne.

3. Warunki gwarancji i rękojmi na produkty zakupione w POLCAN podane są w Tabeli okresów gwarancji i rękojmi

4. Warunkiem skutecznego zgłoszenia reklamacji jest:

• uprzednie zarejestrowanie tej reklamacji w systemie e-Sklepu i uzyskanie autoryzacji - rozpatrywane są tylko reklamacje złożone w formie elektronicznej.

• po zgłoszeniu reklamacji zamawiający otrzymuje numer RMA, co upoważnia go do dostarczenia, na własny koszt i ryzyko, reklamowanych produktów wraz ze zgłoszeniem reklamacyjnym do firmy POLCAN. W przypadku dostarczenia reklamacji za pośrednictwem firm kurierskich lub poczty, zgłoszenie reklamacyjne należy umieścić w takim miejscu aby po otwarciu przesyłki możliwe było zidentyfikowanie jej zawartości. Na liście przewozowym należy umieścić informację „reklamacja”.

• Zwroty i reklamacje mogą być wysyłane w jednej paczce tylko w przypadku właściwego oznaczenia przesyłki „ZWROT/ REKLAMACJA” i dołączeniu wymaganych formularzy.

5.Gdy cena jednostkowa reklamowanego produktu ASARTO i Tiom nie przekracza 10,00 zł netto istnieje możliwość wymiany reklamowanego produktu klientowi bez konieczności dostarczenia przedmiotowej reklamacji do serwisu Polcan. Warunkiem koniecznym jest zgłoszenie reklamacji w serwisie internetowym Polcan oraz poinformowanie o tym fakcie pracownika Działu RMA Polcan. Na życzenie klienta wyślemy produkt nowy, wolny od wad lub wystawimy fakturę korygującą. Wszystkie reklamowane produkty Klient ma obowiązek składować i w przypadku prośby ze strony serwisu odesłać do wskazanego magazynu Polcan.

6. Po zalogowaniu się na stronie www.polcan.pl można na bieżąco śledzić status reklamacji.

7. Tonery i bębny oddawane do reklamacji należy dokładnie oczyścić z proszku.

8. Warunkiem przyjęcia reklamacji z tytułu rozsypania się tonera wewnątrz opakowania jest zgłoszenie tego faktu w dniu otrzymania przesyłki - potwierdzonej listem przewozowym (data i podpis odbiorcy).

9. Zgłaszany do reklamacji produkt powinien zostać dostarczony w opakowaniu fabrycznym lub innym opakowaniu zastępczym zapewniającym zabezpieczenie produktu w czasie transportu zarówno przed uszkodzeniami mechanicznymi, jak i elektrostatycznymi.

10. Produkty wrażliwe na ładunki elektrostatyczne (twarde dyski, adaptery, płyty główne komputerowe) powinny być zapakowane w metalizowane torebki antyelektrostatyczne i zabezpieczone przed udarami mechanicznymi w czasie transportu.

11. Produkty wrażliwe na światło (bębny światłoczułe, kartridże zintegrowane z bębnem światłoczułym) powinny być zapakowane w metalizowane lub czarne torebki zapobiegające naświetleniu i zabezpieczone przed uszkodzeniami mechanicznymi w czasie transportu.

12. W przypadku uszkodzeń powstałych w czasie transportu przesyłki, Partner może odmówić przyjęcia uszkodzonej przesyłki lub sporządzić protokół uszkodzeń w obecności kuriera. Protokół taki musi zostać podpisany przez kuriera, brak protokołu i podpisu kuriera powoduje odrzucenie reklamacji.

13. W przypadku niezgodności towaru z fakturą należy tę niezgodność zgłosić do opiekuna handlowego lub właściwego magazynu, z którego dostawa pochodzi w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania przesyłki. Towar wysłany pomyłkowo musi zostać odesłany w stanie nienaruszonym.

14. W przypadku reklamacji towarów, których wady stwierdził autoryzowany serwis producenta należy do reklamacji dołączyć stosowną ekspertyzę opisującą zakres uszkodzenia.

15. W przypadku zgłoszeń powtarzalnych wad danego rodzaju produktu (wielokrotne zgłoszenia z taką samą lub podobną wadą) Polcan zastrzega sobie prawo do wymagania przedstawienia dodatkowych informacji niezbędnych w postepowaniu reklamacyjnym, w szczególności danych urządzeń, w których zostały użyte wadliwe materiały, takich jak m.in.: data zakupu urządzenia, przebieg, numer seryjny, adres gdzie aktualnie znajduje się urządzenie itp. Polcan zastrzega sobie również prawo do możliwości przeprowadzenia testów urządzenia wykonanych przez serwis wskazany przez Polcan, o ile uzna to, za niezbędne do prawidłowej weryfikacji zgłoszeń reklamacyjnych.

D. Załatwienie reklamacji

1. POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. zobowiązuje się rozpatrzeć reklamację w możliwie najszybszym terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od daty dostarczenia produktu ("termin podstawowy"), z zastrzeżeniem postanowień ust. 4.

2. Uznając zgłoszenie reklamacyjne za zasadne, POLCAN może:

• a) dokonać wymiany produktu na nowy, wolny od wad,

• b) dokonać naprawy wadliwego produktu,

• c) wystawić fakturę korygującą i dokonać zwrotu zapłaty za produkt w terminie wskazanym na fv której reklamacja dotyczy od ustalenia, że niemożliwe jest w tym przypadku załatwienie reklamacji w sposób określony w ust.2 lit. a, b.

3. O sposobie załatwienia reklamacji decyduje POLCAN.

4. POLCAN zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu obsługi reklamacji, jeśli - z przyczyn niezależnych od POLCAN - zachowanie terminu podstawowego jest niemożliwe.

5. Rozpatrzone, zasadne reklamacje są dostarczane do Reklamującego wraz z realizowanym bieżącym zamówieniem lub w terminie do 10 dni licząc od daty rozpatrzenia reklamacji na koszt POLCANU.

6. Jeżeli w terminie 3 miesięcy od daty załatwienia reklamacji nabywca nie odbierze produktu, zostanie wezwany do odbioru listem poleconym wysłanym na adres wskazany w zgłoszeniu reklamacji, a w razie jego braku - na adres wskazany w informacji o Partnerze. Po otrzymaniu wezwania Klient ma obowiązek bezzwłocznie przedmiotowy produkt odebrać. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego do odbioru produktu, POLCAN dokona jego likwidacji bez obowiązku zapłaty na rzecz Klienta jakiegokolwiek odszkodowania.

7. Powyższe zasady mają zastosowanie także w przypadku ponownych reklamacji tego samego produktu.

E. Koszty reklamacji ponoszone przez nabywcę.

1. Nabywca dostarcza reklamowany produkt, do miejsca wskazanego w potwierdzeniu przyjęcia reklamacji, na własny koszt i ryzyko. Gdy przesyłka zostanie wysłana na nasz koszt, do paczki dołączymy fakturę za poniesione koszty.

2. W przypadku ustalenia w toku postępowania reklamacyjnego, że zgłoszenie reklamacyjne było nieuzasadnione, POLCAN obciąży nabywcę kosztami związanymi z jej załatwieniem, towar odesłany zostanie na koszt Reklamującego wraz z dołączoną fakturą za poniesione koszty.

3. W przypadku niezgłoszonych reklamacji lub przesyłek nieposiadających wymaganego formularza, towar odsyłamy na koszt Partnera.

II. Reklamacje produktów, na które udzielona została gwarancja należy składać bezpośrednio w punktach serwisowych wskazanych przez Gwaranta oraz w trybie i na zasadach przewidzianym w karcie gwarancyjnej.

UWAGA:

W odniesieniu do sprzedaży konsumenckiej zastosowanie ma Regulamin Polcan dla klientów detalicznych.